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En ces temps de restriction des contacts physiques,
apprenons à maitriser les webinaires

Elargissez votre communication en proposant des webinaires

Webinaire (en anglais webinar) est la contraction de web et de séminaire. Un webinaire est un séminaire en ligne. Une information ou une formation délivrées en ligne sont différentes formes de webinaire.

Pourquoi organiser un webinaire ?

  • Atteindre plus de monde, même en dehors de son territoire d’activité
  • Faire participer des intervenants depuis différents lieux
  • Gain de temps, pas de transport pour les intervenants ou les personnes
  • Pas de soucis de gestion de salle
  • Suivant l’outil utilisé, le nombre de participants peut aller jusqu’à des centaines
  • Possibilité de l’enregistrer et de l’utiliser à nouveau pour toucher un nouveau public

Organisation d'un webinaire

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Choisir un outil de webinaire

Commencez par vous demander quelle audience vous cherchez à toucher et combien de webinaires vous comptez réaliser. Vous pourrez alors comparer ces objectifs avec les performances offertes par chaque plateforme.

Les règles pour préparer un webinaire

Identifiez le thème dont vous souhaitez parler
et les objectifs de votre webinaire

Quel thème ou sujet pour ce webinaire ?
Que souhaitez-vous que les participants apprennent et retiennent ?
Fixer ces objectifs pour présenter au mieux votre webinaire aux potentiels participants et de mesurer après-coup le succès de la session.
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Identifiez les personnes auxquelles
vous souhaitez vous adresser

Quel est votre public-cible

Est-ce ouvert à tous ou réservé à certaines personnes ?

Les participants sont-ils un groupe homogène ou hétérogène ?

Déterminez le jour, l’heure et
le timing de votre webinaire


Suivant votre cible, imaginez leur semaine-type ou leur journée-type et identifiez le créneau qui a le plus de chance de s’insérer dans leurs agendas. Demandez à des personnes représentatives de votre cible les jours et heures les plus intéressants pour elles.

Pour le déroulement du webinaire :

  • Quelle durée pour la présentation, pour l’animation ?
  • Quelle place pour les questions réponses, après ou pendant ?
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Mettre en place les éléments d’inscription au webinar

Créer une page dédiée au webinaire sur votre site internet avec un formulaire à remplir pour l'inscription.

Préparer un courriel de remerciement après inscription, et des courriels de rappel, une semaine avant, la veille et une heure avant le webinaire, par exemple.

Assurez la promotion de votre webinaire

Dans quel but ?

  • Il n'y a pas de limite de places, mais une inscription à un webinaire est moins engageante que dans la vie réelle
  • Prévoyez un taux d’absentéisme élevé, il peut atteindre 60 ou 70%
  • D’où une communication large et suffisamment en amont - au moins 3 semaines à l'avance
Pour communiquer, vous avez plusieurs possibilités :
  • Les courriels, newsletter
  • Les réseaux sociaux
  • Votre site Internet
  • Prévoir des rappels à l’approche de la date.
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Prévoyez un support, voire deux

Un support permet aux personnes de garder un souvenir de votre intervention.

Comment passe votre visuel ? Vérifiez-le avec le partage d’écran.

Pourquoi deux supports différents ?

  • Le premier est destiné à la diffusion pendant le webinaire : léger et visuel
  • Le second permet d'entretenir la mémoire à l’issue du webinaire. Il peut reprendre les informations présentées à l’oral
Mettez-vous en scène

  • Clarifiez le timing et les rôles de chaque intervenant.
  • Choisissez le cadre de votre intervention
  • Pensez également à la présentation de l'écran, au cadrage et à l'éclairage de l'intervenant, aux informations visibles à l'écran : affiche, kakémono
  • Prévoyez une personne chargée de régler les soucis techniques, de gérer les messages reçus, de donner la parole.
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Votre attitude pendant le séminaire

De manière générale, animer une réunion ou une formation en ligne n’est pas facile et requiert une certaine habitude : il n’y a pas de participants face à vous, et il est plus difficile de percevoir les réactions de l'auditoire.

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Conseils pour animer un webinaire

  • Commencez par poser le cadre et les règles du jeu
  • Présentation : vous et éventuellement sa structure
  • Détaillez-le(s) objectif(s) et les thèmes du webinaire
  • Indiquez le planning et le temps qu’il est censé durer
  • Indiquez la manière dont il va se dérouler
Comme pour toute intervention devant un public

  • Vérifier que le son de votre micro est satisfaisant
  • Fermez tous les appareils, mettez votre portable en mode avion
  • Désactivez vos notifications pour ne pas vous laisser distraire
  • Parlez clairement et distinctement
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Après votre webinaire, ce n’est pas ternimé

  • Profitez de cet évènement pour suivre les inscrits et les participants afin d’aller plus loin dans votre communication avec eux
  • Assurez un suivi par mail avec des courriels automatisés, par téléphone pour avoir un retour de leur part
  • Continuez d’interagir avec eux et savoir s’ils ont des questions ou des besoins auxquels vous pourriez répondre
  • Mettre en place sur votre site web les éléments pour permettre à vos visiteurs de retrouver l'enregistrement du webinaire.

Organiser un webinaire : les grandes étapes

  • Choisir une solution de webinaire
  • Définir un thème, des objectifs, une cible
  • Définir une date et une heure
  • Créer une page et des boutons pour l’inscription
  • Promouvoir le webinaire
  • Exécuter le webinaire
  • Télécharger l’enregistrement sur la page de remerciements
  • Créer un message pour diffuser l'enregistrement du webinaire
  • Envoyer un courriel de suivi aux inscrits et participants
  • Contacter les participants présentant un intérêt pour votre activité
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En synthèse, les qualités d'un webinaire réussi

Soyez concis
Une présentation d’une demi-heure, suivie d’une session de questions-réponses d'une demi-heure peuvent être suffisants.

Répondez aux questions
L’intérêt du webinaire est de permettre une certaine interaction avec les participants. Montrez que vous prêtez attention aux personnes derrière leur écran - ces personnes peuvent être très sollicitées par ailleurs (notifications, conversations, activités diverses) et il est important de les captiver.

Préparez vous soigneusement
Il est hors de question d'arriver 'les mains dans les poches'. Entraînez-vous longuement et rappelez-vous qu'il est déstabilisant d’avoir une audience invisible.

Soyez attentif aux dimensions techniques
La technique est le seul lien entre les participants et vous. Assurez-vous d’avoir réuni trois éléments indispensables : une connexion avec un bon débit, un micro de qualité, une bonne webcam. Sans ces éléments, votre webinaire pourrait être contreproductif.

Assurez une bonne communication avant et après le webinaire
Si votre séminaire est ouvert à tout le monde, il n’est pas impossible que 2 inscrits sur 3 ne viennent pas. N’ayez pas peur de faire du "surbooking" pour votre session. Et n'oubliez pas d’envoyer des mails de rappel aux inscrits avant le webinaire.

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